Distribuição de leads no WhatsApp: como dividir a equipe

Distribuição de leads no WhatsApp é a regra que decide, sozinha, qual vendedor fica com cada conversa nova. Em vez de alguém perguntar no grupo da equipe "chegou cliente, quem pega?", o sistema entrega a conversa para uma pessoa disponível e repassa para outra se ela não responder. Este guia mostra cada modo, quem conta como disponível e o que acontece quando o vendedor some.

O que é distribuição de leads no WhatsApp?

É dar dono para cada conversa no momento em que ela chega. O lead manda a primeira mensagem, o sistema olha quem da equipe está disponível e entrega a conversa para uma dessas pessoas, seguindo uma regra fixa. A partir daí, aquela pessoa é a responsável por responder e mover o cartão no funil.

Sem isso, muita empresa vive a disputa: o vendedor mais rápido pega os leads bons, o mais tímido fica com o que sobrou, e algumas conversas ficam sem ninguém porque cada um achou que o outro tinha visto. O artigo sobre gargalos de atendimento no WhatsApp mostra como essa conversa esquecida aparece no dia a dia.

Como ligar a distribuição automática

No painel da VEX Sales, abra Equipe > Distribuição e ligue o interruptor "Distribuir as conversas automaticamente". Desligado, a equipe pega as conversas à mão. Ligado, você escolhe o modo, o tempo de repasse e o limite por pessoa.

Antes, confira se cada pessoa tem o próprio usuário (a distribuição entrega para usuários, não para um login compartilhado) e se quem deve receber está com "recebe conversas" ligado. Quem cuida só do financeiro ou da gestão pode ficar de fora.

Rodízio ou quem tem menos conversas: qual escolher?

Em rodízio

A descrição na tela é direta: "Um de cada vez. Quem recebeu há mais tempo é o próximo." Se três vendedores estão disponíveis, a primeira conversa vai para quem está há mais tempo sem receber, a segunda para o seguinte, e ninguém pula a vez. Funciona bem quando as conversas são parecidas e você quer que todos recebam a mesma quantidade.

Quem tem menos conversas

Aqui o sistema conta quantas conversas cada pessoa teve com atividade nas últimas 24 horas e entrega a nova para quem tem menos. O foco é a carga de trabalho, não a ordem, o que ajuda quando as conversas têm tamanhos muito diferentes.

Exemplo hipotético: Ana passou a manhã em orçamentos detalhados, com várias conversas ativas, enquanto Bruno e Carla tiveram conversas curtas. No rodízio, a próxima conversa poderia ir para a Ana, se fosse a vez dela. No modo quem tem menos conversas, ela vai para Bruno ou Carla, e Ana termina o que já tem nas mãos.

Quem conta como disponível?

A distribuição só entrega conversa para quem cumpre as duas condições ao mesmo tempo:

• Está com o painel aberto, visto nos últimos 2 minutos.
• Está com "recebe conversas" ligado.

Quem fecha o painel no fim do dia sai da distribuição sozinho, e quem vai almoçar pode desligar "recebe conversas". A distribuição não lê turno, escala ou horário cadastrado: se a sua equipe trabalha em turnos, combine que cada um abre o painel no começo do turno e fecha no fim.

O que acontece quando o vendedor não responde?

Se a equipe não responde dentro de um tempo, a conversa passa para outra pessoa disponível.

• Tempo de repasse: de 1 a 240 minutos sem resposta da equipe. O padrão é 5 minutos.
• Limite por pessoa: de 1 a 500 conversas.
• Sem ninguém disponível: a conversa fica na Fila, esperando alguém entrar.

Um tempo de repasse curto demais faz a conversa pular de mão em mão enquanto o vendedor ainda está lendo; longo demais deixa o cliente esperando. Comece pelo padrão e ajuste depois de algumas semanas. A Fila, por sua vez, garante que nenhuma conversa vá para alguém que fechou o painel e foi embora.

Departamentos: cada conversa no time certo

Se a sua empresa separa o atendimento em departamentos (vendas, suporte, financeiro), a distribuição respeita isso: quando a conversa tem um departamento, ela só vai para quem é daquele departamento. O vendedor não recebe pedido de segunda via de boleto, e o financeiro não recebe pedido de orçamento.

Como a distribuição convive com a IA

Se você usa o Agente de IA, a dúvida natural é quem atende primeiro. As duas coisas se completam: a distribuição define o dono da conversa, e o assistente pode cuidar das primeiras mensagens. Quando a pessoa entra, o histórico está no cartão do pipeline de vendas no WhatsApp. Para entender o que a IA faz sozinha e onde ela passa a vez, veja o que é um agente de IA para WhatsApp.

Quando o volume vem de anúncio

É nos dias de campanha que a distribuição mais faz diferença. Um anúncio bom pode trazer em uma hora o que a equipe recebe numa semana. Com a distribuição ligada, cada conversa nova cai com alguém disponível, o repasse cobre quem não deu conta e o resto espera na Fila. Para se preparar, leia como preparar o atendimento para picos de demanda.

A distribuição não tem regra por origem ou campanha: ela não manda os leads do anúncio A para um vendedor e os do anúncio B para outro. Se a sua empresa investe em mídia e quer alguém cuidando da campanha, a VEX Growth, agência do mesmo grupo, faz a gestão de tráfego pago, e o atendimento continua aqui no painel.

O que a distribuição não faz

• Turno ou horário de trabalho. O critério é só o painel aberto e "recebe conversas" ligado.
• Peso ou porcentagem por vendedor. Não dá para mandar 60% para um e 40% para outro.
• Regra por origem ou campanha. O lead não é direcionado pela fonte de onde veio.

Para a maioria das equipes, rodízio ou menos conversas mais departamentos já resolve. Se a sua operação depende de uma dessas regras, vale saber antes de montar o processo.

Quantos vendedores cabem em cada plano?

A distribuição faz sentido a partir de duas pessoas, e o número de usuários depende do plano de CRM:

• CRM Starter (R$ 297/mês): 3 usuários.
• Essencial (R$ 460/mês): 8 usuários.
• Profissional (R$ 860/mês): 20 usuários.
• Escala (R$ 1.260/mês): sem limite de usuários.

O Agente de IA é contratado à parte, em pacotes que vão do IA Inicial (R$ 197) ao Max (R$ 1.297). Os detalhes estão em preços da VEX Sales, e os recursos do CRM em CRM para WhatsApp.

Passo a passo para começar

1. Crie um usuário para cada pessoa que vai atender.
2. Se você separa times, coloque cada pessoa no seu departamento.
3. Em Equipe > Distribuição, ligue "Distribuir as conversas automaticamente".
4. Escolha o modo: em rodízio para dividir igual, quem tem menos conversas para equilibrar a carga.
5. Defina o tempo de repasse (comece pelos 5 minutos do padrão) e o limite por pessoa.
6. Combine com a equipe: painel aberto para receber, "recebe conversas" desligado na pausa.

Distribuir leads é combinar uma regra que todos seguem; o painel garante que ela vale para todas as conversas, inclusive às 18h de sexta. Para testar com a sua equipe, crie a sua conta e ligue a distribuição.

Equipe VEX Sales

Escrito por quem constrói e opera a plataforma, na VEX Sales.